Politique sur la protection des renseignements personnels

Il s’agit d’un renseignement qui concerne une personne physique et qui permet de l’identifier.

Comment nous recueillons vos renseignements personnels ?

Nous recueillons vos renseignements personnels directement auprès de vous, notamment, lorsque vous communiquez avec nous par téléphone ou en présentiel a notre bureau, par courriel sécurisé ou lors de l’utilisation de notre site Web. (Portail client).

Quels types de renseignements personnels recueillons-nous et pourquoi ?

Nous recueillons et utilisons vos renseignements personnels afin de nous acquitter de la mission que vous nous avez confiée : Votre nom et prénom, la date de naissance, l’adresse personnelle, le numéro d’assurance-maladie, numéro de téléphone, etc. notamment pour :

- Communiquer avec vous;

- Vous fournir les services et les activités usuels de notre organisme;

- Offrir des informations et des contenus utiles pour vous et promouvoir nos services et nos activités.

Nous recueillons uniquement les renseignements personnels qui sont nécessaires aux fins visées.

Un renseignement personnel est également confidentiel et ne peut pas être communiqué sans l’autorisation de la personne concernée, Loi sur la protection des renseignements personnels, Loi 25 et les documents électroniques, L.C. 2000, Ch.5. Et le code civil du Québec 1991.C.64a. 35 à 40

Gestion et stockage sécurisés des renseignements personnels.

Les renseignements personnels sont des informations sensibles qui doivent être manipulées avec soin pour garantir la confidentialité et la sécurité.

Ces informations peuvent être stockées de plusieurs manières :

1. Centre de données (base de données): Certains renseignements sont stockés dans un centre de données sécurisé (Plateforme Amilia) pour des fins d’inscriptions à nos services et nos activités régulières. Ces installations offrent une protection avancée contre le vol, le feu. Elles sont surveillées 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, sont équipées de systèmes de sécurité physique et numérique de pointe.

2. Bureaux : Des informations peuvent également être conservées dans nos bureaux, dans des classeurs verrouillés. Seul le personnel autorisé a accès à ces classeurs.

3. Serveurs internes : Enfin, certaines informations peuvent être stockées sur nos serveurs internes. Ces serveurs sont protégés par des pares-feux et d’autres mesures de sécurité informatique.

Dans tous les cas, l’accès à vos renseignements personnels est strictement limité au personnel qui en a besoin pour accomplir ses tâches. Toutes les Personnes ayant accès à ces informations sont formées pour les manipuler en toute sécurité et confidentialité."

Veuillez noter que les pratiques spécifiques peuvent varier en fonction des lois locales et des politiques de l’entreprise.

Les mesures de sécurité que nous employons soucieux de toujours mériter votre confiance, nous mettons en œuvre les normes de sécurité généralement reconnues dans le domaine pour protéger vos renseignements personnels, et ce, pendant toute la période où nous les avons en notre possession. Quand nous décidons des mesures à appliquer, nous nous assurons qu’elles sont raisonnables, compte tenu de certains facteurs, dont la sensibilité des renseignements personnels en question et le contexte de leur utilisation.

Les mesures de sécurité que nous prenons se répartissent en trois grandes catégories :

1. Mesures de sécurité technologiques

Exemples : pare-feu, gestion des privilèges d’accès aux renseignements, antivirus.

2. Mesures de sécurité physiques

Exemples : verrouillage des classeurs et restrictions d’accès aux locaux.

3. Mesures de sécurité organisationnelles

Exemples : politiques, procédures, formation et sensibilisation en matière de sécurité de l’information, procédures d’identification et d’authentification lorsque vous communiquez avec nos services électroniques sécurisés comme Amilia Client, la signature électronique et le courriel sécurisé.

Nous révisons périodiquement ces mesures de sécurité pour nous assurer qu’elles sont bien appliquées, qu’elles sont encore pleinement efficaces et qu’elles conviennent toujours compte tenu de l’évolution de nos systèmes et des technologies de l’information.

Nous limiterons l'accès aux renseignements personnels vous concernant aux seuls employés qui ont besoin de ces renseignements pour vous fournir des services.

Les renseignements personnels ne seront utilisés ou divulgués qu'aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis avec le consentement des intéressés.

Toutefois, malgré ces mesures, toutes les divulgations, communications ou diffusions de renseignements sur Internet ou ailleurs comporte des risques. Ainsi, malgré toutes les mesures de sécurité que nous employons pour réduire au maximum la survenance de tels incidents, nous ne pouvons certifier que nos systèmes seront exempts d’erreurs, de vulnérabilités et complètement imperméables aux interceptions, vols ou diffusions illicites ou encore aux bris de confidentialité sous quelque forme que ce soit.

Finalement, il est indispensable que vous assuriez le maintien de la confidentialité de vos données d'identification, de vos codes d'accès et de vos mots de passe.

Nous ne pouvons être tenus responsables d'un usage non autorisé de ceux-ci.

Notre pratique en matière de communication de renseignements personnels, conservation et destruction.

Tout client doit être informé de toute collecte, utilisation ou communication de renseignements qui le concernent et y consentir. Dans certaines situations, la Législation applicable nous permet de collecter, d’utiliser ou de communiquer les renseignements personnels de nos clients, sans que nous ayons obtenu au préalable le consentement du client, notamment:

Si les renseignements personnels sont requis dans le cadre de l’application d’une

Loi, par ordre d’un tribunal ou d’un organisme ayant le pouvoir de contraindre à la communication.

Nous conservons les Informations personnelles que nous recueillons auprès de

Vous lorsque notre activité est en cours et que nous devons le faire, par exemple,

Pour vous fournir un service que vous avez demandé ou pour une activité que vous vous êtes inscrites.

Les informations personnelles qui ne sont plus nécessaires pour atteindre les objectifs identifiés seront détruites, effacées ou rendues anonymes.

Vos droits relativement à vos renseignements personnels tout client qui en fait la demande auprès du responsable de la politique des renseignements personnels, pourra connaître l’existence de renseignements personnels qui le concernent, de l’usage qui en est fait et du fait qu’ils ont été communiqués à des tiers et permettra aussi au client de les consulter. Le client pourra contester l’exactitude et l’intégralité des renseignements et, le cas échéant, les faire corriger.

Si vous avez des questions, des raisons de croire que des renseignements personnels à votre sujet ont été compromis par nous, veuillez communiquer avec le responsable de la protection des renseignements personnels Responsable saisie de donnée et informatique :

Pietro BOZZO

Directeur-général 

Maison de la famille de Saint-Léonard

Montréal, Québec H1P 2V5

(514) 852-6161 poste 23

direction@mdfstleonard.org) 929-2741